Dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica tra privati, o fatturazione elettronica B2B, sarà obbligatoria in Italia. Il nostro paese farà da apripista per la Comunità Europea. Di seguito un po’ di dettagli per capire come affrontare in azienda questo nuovo processo con le soluzioni digitali.
Con la Legge di Bilancio 2018 è stato sancito che tutte le fatture tra privati, sia persone fisiche e giuridiche e residenti in Italia, dovranno essere documenti elettronici con un formato ben preciso, ovvero il tracciato XML “fatturaPA”, già utilizzato obbligatoriamente da tre anni per le fatture verso gli enti pubblici.
Il Sistema di Interscambio (SdI) è sviluppato da Sogei e gestito dall’Agenzia delle Entrate. In Italia si parla di fatturazione elettronica tra privati già da molti anni, infatti questa pratica è già attuata da moltissime aziende. La misura è stata “introdotta” originariamente dall’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA nel 2015.
Un passo ulteriore verso il Mercato Unico Digitale Europeo
La Comunità Europea da anni sta costruendo un “Mercato Unico Digitale” con una serie di provvedimenti, norme, regolamenti e standard che riguardano tutta la filiera, dalla produzione dalla vendita. L’Italia si è fatta avanti per fare da “laboratorio” proprio per la Fatturazione Elettronica B2B, in modo da combattere l’evasione fiscale e per ottenere la deroga all’aumento dell’IVA.
Attualmente è difficile pensare a qualche proroga oltre l’1 gennaio, ormai la Fatturazione Elettronica B2B non è solamente un adempimento imminente, ma anche un’opportunità. Attraverso l’utilizzo del digitale la fatturazione elettronica permette una migliore organizzazione delle attività imprenditoriali, grazie a un flusso ordinato di informazioni. Le parole chiave sono automazione, velocità, efficienza.
Benefici da 7,5 a 11,5 euro per ogni fattura !
Questi benefici si estendono all’intera azienda: secondo l’Osservatorio Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano, per un’emssione di oltre 3000 fatture l’anno, passare dalle fatture cartacee a quelle elettroniche comporta un risparmio tra 8 e 12 euro circa a fattura.
Anche limitandoci alla sola fatturazione (generazione, stampa e imbustamento, interazioni amministrative con il cliente, gestione della conservazione), i benefici si possono quantificare in numeri molto significativi. Secondo l’Osservatorio Fatturazione Elettronica del Politecnico di Milano, per un’azienda che emette oltre 3000 fatture l’anno, passare dalle fatture cartacee a quelle elettroniche comporta un risparmio tra 7,5 e 11,5 euro a fattura.
Ma anche le imprese più piccole, sotto le 3000 fatture anno, possono ottenere forti risparmi. Nei tre casi tradizionali attuali (invio a mezzo posta, consegna a mano, o invio per email o PEC) il costo per fattura va da 1,8 a 3,7 euro.
Di fronte a un appuntamento epocale come la fatturazione elettronica B2B, quindi, il punto non è se investire o no in soluzioni digitali. Il punto è come fare diventare quotidianità in azienda il nuovo processo conforme all’obbligo di legge.
A questo proposito approfondiamo qui dieci tra i tanti quesiti che si stanno ponendo i reparti amministrativi delle aziende per capire come far entrare questa fondamentale novità nelle loro attività di tutti i giorni.
L’importanza del Codice Destinatario!
1. Data di emissione e data di consegna. Molta confusione si è generata nei mesi scorsi su questi punti. L’Agenzia delle Entrate ha precisato nel provvedimento 89757 dello scorso 30 aprile che la data di emissione è quella riportata in fattura (campo della sezione “Dati Generali” del file XML_PA).
La data di ricezione invece viene attestata al destinatario dai canali telematici di ricezione, e quindi dal canale PEC, o web service, o FTP, con due eccezioni. Se chi riceve la fattura (cessionario/committente) è un consumatore finale o un soggetto IVA in regime di vantaggio, forfettario, o un produttore agricolo, la data di ricezione sarà la “data di messa a disposizione” della fattura nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate (cassetto fiscale).
Se non è possibile recapitare al soggetto ricevente perché non è attivo, non funziona il canale di ricezione, la PEC ha raggiunto i limiti di capienza, ecc., allora la data di ricezione diventerà automaticamente la “data di presa visione” della fattura, sempre nel cassetto fiscale.
Canali di trasmissione. La fattura elettronica si può trasmettere al SdI attraverso PEC, web services di piattaforme collaborative, sistemi di trasmissione dati basati su FTP, o gli appositi servizi dell’Agenzia delle Entrate, che mette a disposizione una procedura web, una Mobile App e un software per PC. E anche un servizio web di generazione di QR-Code per acquisire automaticamente le informazioni anagrafiche e l’indirizzo telematico del destinatario.
2. I canali web service e FTP richiedono un preventivo processo di accreditamento al SdI, al termine del quale otterranno un codice numerico di 7 cifre (CodiceDestinatario). Nel caso in cui il cliente non abbia reso noto (o non abbia accreditato) un codice destinatario, il provvedimento del 30 aprile dà istruzioni dettagliate su come compilare il campo “CodiceDestinatario” nei vari casi.
Il SdI, per ogni fattura elettronica correttamente ricevuta, effettua dei controlli formali, e in caso negativo recapita – entro 5 giorni – una “ricevuta di scarto” al soggetto trasmittente sullo stesso canale di invio, la fattura si considera “non emessa”, e il trasmittente ha 5 giorni per reinviarla corretta al SdI.
Nel caso di controllo positivo, invece, il SdI recapita la fattura elettronica al ricevente, e in caso di esito positivo invia al soggetto trasmittente una “ricevuta di consegna” (che contiene anche l’informazione della data di ricezione), con cui la fattura si considera emessa.
La soluzioni digitale di fatturazione elettronica più complete come quella offerta da OlimonTel può effettuare preventivamente in automatico i controlli del SdI, evitando così l’inconveniente degli scarti.
Prevedere un canale di comunicazione “parallelo” per ogni cliente
3. Canali di ricezione. Il recapito della fattura elettronica da parte del SdI al destinatario (“soggetto cessionario/committente”) avviene attraverso PEC, web service o sistemi basati su FTP. L’indirizzo “telematico” a cui si vogliono ricevere le fatture (PEC o codice destinatario previamente accreditato presso il SdI) va registrato presso l’Agenzia delle Entrate attraverso un servizio descritto nelle specifiche tecniche (allegato A) del provvedimento del 30 aprile.
Proprio come per la fatturazione elettronica verso la PA, la trasmissione al SdI delle fatture elettroniche da parte del fornitore, e la loro ricezione dal SdI da parte del cliente, possono essere eseguite da intermediari, i cui codici destinatario andranno quindi inseriti al momento della registrazione.
4. Cosa succede se la consegna della fattura non avviene per cause tecniche non dipendenti dal SdI?
In questo caso il SdI rende disponibile al destinatario la fattura nella sua area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate, e ne informa il fornitore (“soggetto cedente/prestatore”), che è tenuto “tempestivamente” a comunicare questa cosa al cliente per vie diverse dal SdI. “Tale comunicazione si può effettuare anche mediante consegna di una copia informatica o analogica della fattura elettronica”.
Oltre ai canali di trasmissione/ricezione già citati rispetto al SdI, quindi, occorre prevedere anche un canale di comunicazione parallelo con ogni cliente, del tutto libero (da Whatsapp ai portali web di B2B collaboration), purché tracciabile, visto che ai fini fiscali la data di ricezione fattura coincide con il momento di presa visione da parte del cliente della fattura sul portale dell’Agenzia delle Entrate.
La convivenza tra fatturazione elettronica B2B e circuiti EDI
5. Si potrà continuare a registrare in contabilità i flussi da canali EDI. La legge stabilisce che dal 1° gennaio 2019 solo le fatture elettroniche tramite SdI sono valide nei confronti dell’Agenzia delle Entrate. Tuttavia lascia piena libertà di continuare a utilizzare processi di trasferimento dati EDI (che sono diffusissimi in diverse filiere, e comprendono spesso altri documenti oltre le fatture, come ordini, conferme, DDT, ecc.) a fini gestionali.
Quindi le aziende che utilizzano canali EDI per emettere e/o ricevere fatture potranno continuare a farlo pur di integrare un processo che trasmetta al cliente, e riceva dal fornitore, le fatture elettroniche XML tramite il SdI e le relative ricevute e notifiche. Per esempio potranno affiancare all’attuale canale EDI un nuovo canale di trasmissione delle fatture elettroniche XML-SdI, oppure allegare a queste ultime i file delle fatture EDI. Chiaramente si pone un problema di attenta “sincronizzazione” tra i due flussi, per evitare di inviare la fattura EDI prima che quella XML sia stata accettata dal SdI. Ma la gestione delle interazioni con il SdI è una delle attività che alcune soluzioni di fatturazione elettronica fanno in automatico.
6. La fattura elettronica via SdI va emessa anche verso i consumatori privi di partita IVA. Le fatture elettroniche che li riguardano saranno a loro disposizione nel loro cassetto fiscale sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Inoltre il soggetto emittente dovrà mettere una copia della fattura in formato elettronico o cartaceo a disposizione del cliente, copia a cui quest’ultimo potrà rinunciare.
7. Le imprese esonerate dall’obbligo (imprese in regime forfettario, legge 190/2014, o in regime di vantaggio, legge 111/2011) possono trasmettere comunque le fatture elettroniche ai clienti tramite SdI. Inoltre nel caso molto probabile che abbiano come fornitori delle imprese non esonerate, dovranno comunque attrezzarsi almeno per ricevere dal SdI le loro fatture elettroniche.
8. Le fatture elettroniche ricevute dal 1° gennaio 2019, se stampate e conservate su carta, non avranno valore legale. Le fatture elettroniche trasmesse e ricevute tramite SdI infatti dovranno essere conservate in formato digitale secondo le disposizioni DMEF 17/6/2014 e DPCM 3/12/2013.
Tale conservazione potrà essere svolta tramite soluzioni digitali installate “in casa”, o esternalizzando il servizio ai conservatori accreditati (se il fornitore della soluzione di fatturazione è anche conservatore accreditato i due processi sono nativamente integrati), o utilizzando il servizio di conservazione gratuito dell’Agenzia delle Entrate. Tenendo presente che quello dell’Agenzia è un servizio minimale, non integrabile con i sistemi gestionali delle aziende.
E che l’Agenzia si dichiara “non responsabile … per danni, …, perdite di dati, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni totali o parziali in corso di esecuzione del Servizio di conservazione …”.
9. Si potrà inviare ai clienti, oltre che la fattura elettronica XML via SdI, anche una versione in PDF via email. La prima è l’unica rilevante ai fini fiscali e civili. Ma in alcuni casi può sorgere l’esigenza di completarla con una versione PDF. Questo sia a fini di immediata leggibilità (anche se sono facilmente reperibili in rete, o disponibili nelle soluzioni di fatturazione elettronica, dei convertitori di file XML in formati leggibili), sia perché il PDF può contenere ulteriori dati e informazioni – per esempio disegni – oltre a quelli previsti in XML_PA.
È consigliabile però in questo caso allegare la fattura PDF alla fattura elettronica XML: in questo modo le parti conserveranno in digitale entrambi i documenti.
Se la fattura elettronica è errata nei contenuti
10. Cosa fare se la fattura è cartacea o errata. Le fatture cartacee dal primo gennaio 2019 non hanno valore legale (a meno che l’emittente non sia esonerato, vedi punto 7), tecnicamente non esistono e non si è tenuti a pagarle, anche se sarà buona norma sollecitare l’invio della fattura in formato elettronico via SdI al fornitore.
Se invece la fattura arriva regolarmente da SdI ma è errata nei contenuti (cifre, prestazioni o prodotti fatturati, ecc.), dato che quando viene ricevuta è stata già dichiarata regolarmente emessa dal SdI, sarà necessario procedere con note di credito/debito, prevedendo gli opportuni meccanismi di aggiustamento nel proprio sistema gestionale/ERP.
Ovviamente sono molte altre le domande sulle ripercussioni di una novità così importante come l’obbligo di fatturazione elettronica B2B sulle attività quotidiane della funzione amministrazione nelle aziende.
Fatti guidare da una mano esperta nei processi digitali di oggi e di domani OlimonTel sarà sempre vicina alle tue esigenze.