Softphone: cos’è, come funziona e perché usarlo in azienda

Un softphone è un software che permette di effettuare e ricevere telefonate attraverso un computer, uno smartphone o un tablet, trasformando di fatto il dispositivo in un vero e proprio telefono.

A differenza di un apparecchio telefonico tradizionale, il softphone non necessita di un dispositivo dedicato: sfrutta la connessione Internet e la tecnologia VoIP , per trasmettere la voce attraverso la rete.

È una soluzione particolarmente interessante in ambito aziendale, dove consente di utilizzare il proprio interno telefonico anche dal PC, lavorare da remoto e gestire le comunicazioni senza essere necessariamente legati alla scrivania dell’ufficio.

Ma come funziona un softphone? Cosa serve per utilizzarlo? E quali sono le differenze rispetto a un normale telefono VoIP? Vediamolo nel dettaglio.

Cos’è un softphone?

Il termine softphone deriva dall’unione delle parole inglesi software e telephone. Indica quindi un’applicazione software progettata per svolgere molte delle funzioni normalmente associate a un telefono.

Il programma può essere installato su diversi dispositivi, tra cui:

• computer Windows, macOS o Linux;
• smartphone;
• tablet;
• in alcuni casi, può essere disponibile anche attraverso un’interfaccia web.

Una volta configurato con un servizio telefonico compatibile, il softphone permette di effettuare e ricevere chiamate utilizzando la connessione Internet.

Sul computer, ad esempio, è sufficiente utilizzare un microfono e degli altoparlanti oppure, soluzione generalmente più pratica in ambito professionale, delle cuffie dotate di microfono.

L’interfaccia del programma mette normalmente a disposizione un tastierino numerico virtuale attraverso il quale comporre il numero da chiamare, oltre a funzioni come rubrica, cronologia delle chiamate, gestione degli interni e trasferimento delle telefonate, a seconda del software e del servizio utilizzato. Il PC diventa quindi una vera e propria postazione telefonica aziendale.

Softphone e VoIP: qual è la differenza?

Softphone e VoIP vengono spesso utilizzati come sinonimi, ma indicano due concetti differenti.

Il VoIP (Voice over Internet Protocol) è la tecnologia che permette di trasmettere la voce attraverso reti basate sul protocollo IP, come Internet.

Il softphone, invece, è uno degli strumenti attraverso i quali l’utente può utilizzare un servizio VoIP.
In altre parole:

VoIP = tecnologia utilizzata per trasmettere la comunicazione
Softphone = software utilizzato dall’utente per effettuare e ricevere le chiamate

Un servizio VoIP può infatti essere utilizzato anche attraverso un telefono IP fisico o altri dispositivi compatibili.

Se vuoi approfondire il funzionamento della tecnologia, puoi leggere la nostra guida dedicata a cos’è il VoIP e come funziona.

Come funziona un softphone?

Il funzionamento di un softphone è relativamente semplice dal punto di vista dell’utilizzatore, anche se dietro una telefonata vengono gestiti diversi processi tecnologici.

Il primo passaggio consiste nell’installazione del programma sul dispositivo.

Il softphone viene successivamente configurato utilizzando le credenziali e i parametri forniti dal proprio servizio VoIP. In molte infrastrutture viene utilizzato il protocollo SIP (Session Initiation Protocol) per gestire l’avvio, la modifica e la terminazione delle sessioni di comunicazione.

Una volta configurato e connesso alla rete, il software può registrarsi sul sistema telefonico.

Quando l’utente effettua una chiamata, la voce acquisita dal microfono viene digitalizzata e trasmessa attraverso la rete IP. Il sistema VoIP si occupa poi di gestire la comunicazione verso la destinazione.

Per l’utente, però, l’esperienza rimane molto simile a quella di un normale telefono: si digita il numero, si avvia la chiamata e si conversa utilizzando cuffie, microfono e altoparlanti.

Cosa serve per utilizzare un softphone?

Per utilizzare un softphone sono necessari pochi elementi.

Innanzitutto serve un dispositivo compatibile, come un computer o uno smartphone, sul quale installare il software.

È poi necessaria una connessione Internet sufficientemente stabile, perché la voce viene trasmessa attraverso la rete.

Servono inoltre:

• un servizio VoIP;
• le credenziali necessarie alla configurazione;
• microfono e altoparlanti oppure cuffie;
• un softphone compatibile con il servizio utilizzato.

In un contesto aziendale il software può inoltre essere collegato al centralino telefonico, diventando uno degli interni dell’azienda.

Come telefonare con un softphone dal PC

Uno degli utilizzi più comuni consiste nel telefonare direttamente dal computer.

In questo scenario il PC sostituisce, completamente o parzialmente, il telefono presente sulla scrivania.

L’operatore può indossare delle cuffie con microfono e gestire contemporaneamente le telefonate e gli strumenti di lavoro presenti sul computer.

Questa configurazione può essere particolarmente comoda per uffici commerciali, assistenza clienti, amministrazione e operatori che trascorrono gran parte della giornata davanti al PC.

A seconda della configurazione utilizzata, è inoltre possibile effettuare e ricevere telefonate utilizzando una numerazione telefonica aziendale.

Il softphone rappresenta infatti uno degli strumenti che possono essere utilizzati per trasformare il computer in una postazione telefonica.

Softphone e centralino VoIP: come funzionano insieme?

Il softphone diventa particolarmente interessante quando viene integrato con un centralino VoIP.

In questo caso il software può essere configurato come un normale interno del sistema telefonico aziendale.

Immaginiamo, ad esempio, un’azienda con tre dipendenti:

• interno 201: telefono IP sulla scrivania;
• interno 202: softphone installato sul PC;
• interno 203: softphone installato sullo smartphone.

Tutti e tre possono appartenere allo stesso sistema telefonico pur utilizzando dispositivi differenti.

A seconda delle funzionalità del centralino, possono essere disponibili servizi come trasferimento delle chiamate, gruppi di risposta, rubriche, gestione degli interni e altre funzioni tipiche della telefonia aziendale.

Il vantaggio è quindi la possibilità di progettare un sistema più flessibile rispetto a un’infrastruttura basata esclusivamente su telefoni fisici.

Softphone e centralino cloud

Un’altra configurazione particolarmente interessante consiste nell’abbinare il softphone a un Centralino Cloud.

In questo scenario le funzionalità del centralino vengono erogate attraverso un’infrastruttura remota e gli utenti possono collegarsi al sistema attraverso i dispositivi configurati.

Il dipendente non deve necessariamente trovarsi fisicamente all’interno dell’ufficio.

Può lavorare da casa, da una seconda sede oppure essere in trasferta e continuare, quando la configurazione lo consente, a utilizzare il sistema telefonico aziendale.

Per questo motivo softphone e centralino cloud rappresentano una combinazione interessante soprattutto per organizzazioni con smart working, personale distribuito o più sedi operative.

Quali sono i vantaggi di un softphone?

Uno dei principali vantaggi è la flessibilità.

Il sistema telefonico non è necessariamente legato a un apparecchio presente fisicamente sulla scrivania.

Un altro beneficio riguarda la mobilità. Installando un’applicazione compatibile sul proprio dispositivo, un collaboratore può avere accesso alla telefonia aziendale anche quando lavora fuori sede, se il sistema è stato configurato per questo tipo di utilizzo.

Il softphone può inoltre ridurre la necessità di acquistare un telefono fisico per ogni singola postazione.

In aziende nelle quali il computer rappresenta già il principale strumento di lavoro, l’utilizzo di cuffie e software può risultare particolarmente pratico.

C’è poi il vantaggio dell’integrazione con il centralino aziendale. Il softphone non deve essere considerato semplicemente come un’app per telefonare via Internet: può diventare una vera estensione della piattaforma di comunicazione dell’impresa

Softphone su PC o smartphone?

Un softphone può essere utilizzato sia sul computer sia su dispositivi mobili, ma le due configurazioni rispondono a esigenze differenti.

Il softphone su PC è particolarmente indicato per chi lavora molte ore davanti al computer. Utilizzando cuffie professionali, l’operatore può telefonare lasciando le mani libere per consultare documenti, utilizzare il CRM o lavorare su altre applicazioni.

Il softphone su smartphone, invece, è particolarmente utile per chi lavora spesso fuori dall’ufficio, come commerciali, tecnici e personale in mobilità.

Le due soluzioni non sono necessariamente alternative.

All’interno della stessa azienda è possibile adottare configurazioni differenti in funzione delle esigenze dei singoli utenti.

Softphone o telefono VoIP fisico?

Non esiste una soluzione migliore in assoluto.

Un telefono IP fisico può essere preferibile per una postazione stabile, soprattutto quando l’utente desidera avere un dispositivo dedicato esclusivamente alle telefonate.

Il softphone è invece particolarmente interessante per chi utilizza prevalentemente il computer, lavora da remoto oppure necessita di maggiore mobilità.

In molte aziende la soluzione più efficace può essere ibrida.

Alcuni utenti possono utilizzare telefoni IP tradizionali, mentre altri possono lavorare attraverso softphone installati sui propri dispositivi.

La scelta dovrebbe quindi dipendere dall’organizzazione del lavoro e non soltanto dal costo dell’apparecchiatura.

È possibile utilizzare un numero fisso con un softphone?

Una domanda frequente riguarda la possibilità di utilizzare un numero fisso attraverso il softphone.

In presenza di un servizio VoIP e di una configurazione compatibile, una numerazione geografica può essere associata al sistema telefonico e le chiamate possono essere gestite attraverso dispositivi software.

È importante infatti distinguere tre elementi:

numero telefonico, servizio VoIP e dispositivo utilizzato per rispondere.

Il numero non deve necessariamente coincidere con un telefono fisico presente sulla scrivania.

Questa caratteristica consente di creare configurazioni molto più flessibili, particolarmente utili per aziende con personale remoto o diverse postazioni operative.

Il softphone funziona fuori dall’ufficio?

Uno dei motivi principali per cui le aziende scelgono i softphone è proprio la possibilità di svincolare la telefonia dalla sede fisica.

Quando il servizio e la configurazione adottati lo permettono, il dipendente può utilizzare il proprio interno anche attraverso una connessione Internet esterna all’ufficio.

Pensiamo a un commerciale in trasferta oppure a un dipendente in smart working.

Anziché utilizzare necessariamente il proprio numero personale, può accedere al sistema telefonico aziendale attraverso il dispositivo configurato.

Ciò permette di mantenere una maggiore continuità nella gestione delle comunicazioni professionali.

Da cosa dipende la qualità delle chiamate?

L’utilizzo di un softphone non significa automaticamente avere una qualità audio migliore o peggiore rispetto a un telefono fisico.

La qualità di una telefonata VoIP dipende da diversi elementi.

Tra i principali troviamo:

• velocità e stabilità della connessione;
• ltenza;
• jitter;
• eventuale perdita di pacchetti;
• configurazione della rete;
• qualità del microfono e delle cuffie;
• caratteristiche del servizio VoIP utilizzato.

Una connessione veloce ma instabile, ad esempio, può creare più problemi di una connessione con una velocità inferiore ma costante.

In ambito professionale è quindi importante valutare l’intera infrastruttura e non soltanto il software installato sul computer.

Il softphone è sicuro?

Come qualsiasi software collegato alla rete, anche un softphone deve essere utilizzato all’interno di un’infrastruttura configurata correttamente.

È importante proteggere le credenziali utilizzate per l’accesso, mantenere aggiornati software e sistemi operativi e adottare configurazioni di rete adeguate.

A seconda del servizio e dei protocolli supportati possono inoltre essere disponibili meccanismi di protezione e cifratura delle comunicazioni.

La sicurezza della telefonia VoIP deve quindi essere considerata a livello di intero sistema, comprendendo dispositivi, software, rete, centralino e configurazioni di accesso.

Quando conviene utilizzare un softphone in azienda?

Il softphone può essere una soluzione particolarmente adatta per diverse categorie di utenti.

Un operatore commerciale che lavora davanti al computer può utilizzare le cuffie per parlare con il cliente mentre consulta contemporaneamente preventivi e CRM.

Un dipendente in smart working può mantenere l’accesso alla telefonia aziendale anche da casa.

Un tecnico o un commerciale spesso fuori sede può utilizzare un dispositivo mobile compatibile.

Un’azienda con più sedi può invece integrare differenti tipologie di postazioni all’interno della propria infrastruttura telefonica.

La vera forza del softphone è quindi la sua capacità di adattarsi all’organizzazione del lavoro.

Come scegliere un softphone?

Prima di scegliere un software è importante verificare la compatibilità con il proprio servizio VoIP e con l’eventuale centralino aziendale.

Tra gli aspetti da valutare troviamo:

• compatibilità con i protocolli utilizzati;
• sistemi operativi supportati;
• semplicità di configurazione;
• gestione della rubrica;
• cronologia delle chiamate;
• trasferimento delle telefonate;
• supporto delle cuffie;
• sicurezza;
• aggiornamenti del software;
• compatibilità con le funzionalità del centralino.

In un contesto professionale, quindi, è preferibile non valutare il softphone come un elemento isolato.

Software, connettività, servizio VoIP e centralino fanno parte dello stesso sistema di comunicazione aziendale.

Softphone e telefonia VoIP OlimonTel

Il softphone può rappresentare uno strumento efficace per rendere più flessibile la telefonia aziendale, ma per sfruttarne realmente i vantaggi è importante inserirlo all’interno di un’infrastruttura progettata correttamente.

Con le soluzioni VoIP OlimonTel è possibile realizzare sistemi telefonici pensati in funzione delle reali esigenze dell’azienda, integrando numerazioni, interni, centralino e differenti tipologie di postazioni.

Dalla singola postazione telefonica fino alle aziende con più sedi, passando per smart working e personale in mobilità, ogni configurazione può richiedere caratteristiche differenti.

Per questo è importante valutare non soltanto quale softphone utilizzare, ma l’intero sistema attraverso cui verranno gestite le comunicazioni.

Vuoi utilizzare un softphone con il tuo numero aziendale o realizzare un sistema VoIP più flessibile per la tua attività?

Contatta OlimonTel per individuare la configurazione più adatta alle esigenze della tua azienda.